Wydział Organizacyjny - OR


Rynek 1, parter - pok. 8
e-mail:  urzad@um.skawina.net

STRUKTURA:

  • Kierownik Wydziału:  Teresa Klęk
    pok. nr 8,  tel.: 12 2770 129, e-mail:  teresaklek@um.skawina.net
  • Zastępca Kierownika:  Waldemar Czerniawski
    ul. Rynek 2, pok. 1, tel.: 12 2770 192, e-mail:  waldek@um.skawina.net
  • Wiktoria Sitek  - inspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 119, e-mail:  wsitek@um.skawina.net
  • Justyna Faber  - pomoc administracyjna, pok. nr 8, tel.: 12 2770 109, e-mail:  justyna.faber@gminaskawina.pl
  • Marek Krupa -  konserwator,  tel.: 12 2770 126
  • Zdzisław Żak -  kierowca
     

    DZIENNIK
      PODAWCZY  - ul. Rynek 14, pok. 1, parter
  • Jolanta Kowalówka  - pomoc administracyjna, e-mail:  urzad@um.skawina.net, tel.: 12 2770 100
  • Marzena Szklarska  - pomoc administracyjna, e-mail:  m.szklarska@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 102
  • Katarzyna Czapkowicz  - pracownik I stopnia - roboty publiczne, e-mail:  k.czapkowicz@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 101
  • Katarzyna Kmiecik  - pomoc administracyjna,  [nieobecna]
  • Monika Przybyłowicz  - pomoc administracyjna, [nieobecna]

    PUNKT OBSŁUGI OSÓB STARSZYCH I NIEPEŁNOSPRAWNYCH
    - ul. Rynek 14, pok. 1, parter
  • Teresa Gładyś - pomoc administracyjna, e-mail: t.gladys@gminaskawina.pl, tel.: +48 604 770 101, 12 2770 101,


INFORMATYCY  - ul. Rynek 2, pok. 1,  e-mail:  informatyka@um.skawina.net


ZAKRES  DZIAŁANIA:


Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

  1. Zapewnienie sprawnej i zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu.
  2. Prowadzenie archiwum zakładowego i współpraca w tym zakresie z Archiwum Narodowym.
  3. Obsługa sekretarsko-biurowa Burmistrza i jego Zastępców.
  4. Prowadzenie obsługi gospodarczej, transportowej i telekomunikacyjnej Urzędu.
  5. Zaopatrzenie Urzędu w pieczęcie, materiały biurowe, sprzęt biurowy, literaturę fachową oraz czasopisma.
  6. Utrzymanie we właściwym stanie budynków Urzędu w zakresie prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych oraz ochrona mienia Urzędu.
  7. Organizacja i koordynacja zadań z zakresu:
    1) wyborów do Parlamentu UE;
    2) wyborów do Sejmu i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej;
    3) wyborów Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej;
    4) wyborów Burmistrza, Rady, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa,
    5) referendów powszechnych i lokalnych;
    6) spisów ludności.
  8. Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania środków transportu Urzędu oraz ich racjonalnego wykorzystania.
  9. Współpraca z sądem i organizacja pracy osób skazanych,
  10. Ścisła współpraca z firmą BHP w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, szkoleń, wypadków i badań profilaktycznych.
  11. Nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu w tym m.in.:
    1) administrowanie siecią informatyczną oraz doradztwo informatyczne;
    2) okresowa kontrola zapisów dostępu do sieci oraz wykonywanie kopii bezpieczeństwa zasobów sieci i kontrola ich poprawności;
    3) zapewnienie nienaruszalności danych zawartych w bazach poszczególnych programów przez osoby nieuprawnione;
    4) administrowanie bazami danych podlegającymi ochronie danych osobowych;
    5) administrowanie platformą EPUAP;
    6) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej;
    7) administrowanie kontami e-mail pracowników oraz radnych Rady Miejskiej;
    8) szkolenia i bieżąca pomoc użytkownikom podpisu elektronicznego w zakresie przesyłu i uwierzytelniania dokumentów;
    9) administrowanie i nadzór nad sprawnością działania Gminnego Systemu Teleinformatycznego;
  12. Prowadzenie kancelarii ogólnej w tym dziennika podawczego:
    1) przyjmowanie, rejestrowanie, odbieranie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz ePUAP-u;
    2) rozdział wszelkiej korespondencji kierowanej do Urzędu, organów gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy;
    3) udzielanie pełnej informacji o sposobie i trybie załatwiania spraw przez poszczególne wydziały Urzędu;
    4) wydawanie interesantom obowiązujących formularzy – pomoc w ich wypełnianiu, informacja o opłatach skarbowych, opłatach i podatkach lokalnych;
    5) sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
    6) obsługa centrali telefonicznej;
    7) odbieranie i wysyłanie przesyłek pocztowych;
    8) prowadzenie spraw ogłoszeń urzędowych – obsługa tablic ogłoszeniowych, przepisy gminne oraz ogłoszeń informacyjnych i sądowych;
    9) obsługa systemu „Profil zaufany”.
  13. Prowadzenie rejestrów centralnych m.in.:
    1) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i interpelacji wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia według właściwości oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją;
    2) organizacja i prowadzenie Centralnego rejestru umów i porozumień Gminy Skawina - Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie;
    3) prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza i umieszczanie ich na stronie BIP;
    4) organizacja i prowadzenie rejestru informacji publicznych.
  14. Koordynowanie centralnej sprawozdawczości elektronicznej z GUS.
  15. Koordynacja działań związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy Skawina i jednostkach podległych:
    1) proponowanie i opracowywanie dokumentów niezbędnych dla poprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;
    2) koordynowanie procesu samooceny systemu kontroli zarządczej;
    3) nadzór nad raportowaniem i sprawozdawczością z realizacji zadań i celów;
    4) bieżąca analiza informacji zarządczej i wskazywanie na zagrożenia w osiągnięciu celów lub realizacji zadań;
    5) inicjowanie działań korygujących i naprawczych bądź wspomagających;
  16. Prowadzenie zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem w jednostce: 
    1) opracowanie dokumentacji opisującej zasady funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym w jednostce;
    2) wdrożenie i monitorowanie systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
    3) przedkładanie do akceptacji Sekretarzowi wszelkiej niezbędnej dokumentacji dotyczącej zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
    4) przedkładanie Audytorowi Wewnętrznemu wyników zarządzania ryzykiem wewnętrznym w terminie do 15 listopada każdego roku;
    5) przedkładanie wszelkich materiałów i dokumentów dotyczących zarządzania ryzykiem wewnętrznym pracownikom wskazanym przez Burmistrza;
    6) udzielanie niezbędnej pomocy z zakresu identyfikacji i analizy ryzyka wewnętrznego wszystkim zainteresowanym pracownikom Urzędu.
  17. Realizacja zadań w zakresie BHP i P.POŻ w tym m.in.:
    1) prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych pracowników z zakresu BHP i P.POŻ;
    2) opracowywanie planów poprawy warunków pracy w Urzędzie;
    3) dbałość o dostosowanie stanowisk pracy w Urzędzie do wymogów określonych ergonomią pracy;
    4) dbałość o stan urządzeń ( dopuszczenie do pracy urządzeń posiadających certyfikaty na znak bezpieczeństwa);
  18. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza bądź zleconych do realizacji przez Zastępców Burmistrza, Sekretarza lub Skarbnika.

 

Drukuj

Urząd Miasta i Gminy w Skawinie

Rynek 1, 32-050 Skawina

Tel. centrala: +48 12 277 01 00

Fax +48 12 277 01 10

urzad@um.skawina.net

Godziny pracy

Poniedziałek 8.00 - 17.00
Wtorek 7.30 - 15.30
Środa 7.30 - 15.30
Czwartek 7.30 - 15.30
Piątek 7.30 - 14.30

© 2009 by UMIG Skawina. Aplikacje internetowe i tworzenie stron WWW by ESC SA.