ul. Rynek 1, I piętro

ul. Rynek 12, I piętro

STRUKTURA:

• ul. Rynek 1, I piętro
  • Jolanta Szymańska - inspektor, pok. 13, tel.: 12 2770 130, e-mail: sekretariat@gminaskawina.pl
  • KONTAKT dla mediów - Magdalena Turkawska tel.: 600 036 851 
• ul. Rynek 12, II piętro
  • Agnieszka Zuch - podinspektor, tel.: 12 2770 104, e-mail: a.zuch@gminaskawina.pl
     

ZAKRES  DZIAŁANIA:

1. Obsługa kancelaryjno-biurowa Burmistrza i jego Zastępców w tym m.in.:

1. nadzorowanie obiegu dokumentów związanych z wykonywaniem zadań Burmistrzów;
2. organizowanie obsługi mieszkańców zgłaszających się do Burmistrzów;
3. obsługa procesu rozpatrywania wniosków wymagających stanowiska lub decyzji Burmistrza;
4. protokołowanie spotkań.

2. Obsługa procesu udzielania odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych.

3. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg, w tym m.in.: prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i interpelacji wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia według właściwości oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją.

4. Udostępnianie informacji publicznej w zakresie działalności Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie.

5. Prowadzenie postępowania w przedmiocie rozpatrywania petycji.

6. Gromadzenie dokumentacji związanej z przeprowadzanymi przez podmioty zewnętrzne kontrolami.

7. Prowadzenie rejestrów wraz z umieszczaniem w BIP:

1. Centralnego Rejestru Umów i Porozumień;
2. Centralnego Rejestru Skarg;
3. Rejestru zarządzeń Burmistrza;
4. Rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej;
5. Rejestru kontroli przeprowadzanych przez podmioty zewnętrzne;
6. Rejestru upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza dla pracowników Urzędu.

8. W zakresie wydarzeń kulturalnych m.in.:

1. koordynacja polityki kulturalnej Gminy określonej w dokumentach strategicznych;
2. prowadzenie rejestru i nadzór nad samorządowymi instytucjami kultury;
3. współpraca z instytucjami kultury oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań w sferze kultury;
4. nadzór i koordynowanie prac przy organizowaniu wydarzeń kulturalnych, uroczystości patriotycznych, w tym koordynowanie rocznego kalendarza wydarzeń

9. Współpraca z miastami partnerskimi Gminy, w tym m.in.:

1. prowadzenie polityki Gminy w zakresie współpracy międzynarodowej, w tym współpraca ze Skawińskim Stowarzyszeniem Partnerstwa Miast;
2. utrzymywanie bieżącego kontaktu z miastami partnerskimi;
3. prowadzenie okolicznościowej korespondencji;
4. współorganizacja i udział w spotkaniach z przedstawicielami miast partnerskich.

10. Obsługa protokolarna, w tym m.in.:

1. prowadzenie spraw wynikających z funkcji reprezentacyjnych Burmistrzów;
2. prowadzenie spraw związanych z organizacją i przebiegiem kontaktów z instytucjami;
3. asystowanie podczas spotkań i wyjazdów służbowych, przygotowywanie relacji do mediów społecznościowych;
4. realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi i obowiązkami protokolarnymi;
5. prowadzenie aktualnej bazy danych i informacji na temat wszystkich osobistości i instytucji, z którymi Gmina bądź jej władze współpracują lub są ważne z punktu widzenia jej interesów.

11. Prowadzenie biura prasowego, tym m.in.:

1. koordynowanie polityki informacyjnej Burmistrza, w tym: prowadzenie biura prasowego, profili Burmistrza w mediach społecznościowych, redagowanie tekstów informacyjnych, promocyjnych i dedykowanych newsletterów;
2. organizowanie obsługi prasowej Burmistrzów oraz Urzędu, w tym w szczególności organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych;
3. współpraca z kierownikami wydziałów Urzędu, gminnymi instytucjami kultury, jednostkami organizacyjnymi oraz innymi instytucjami w zakresie przygotowywania serwisów informacyjnych dla mediów;
4. merytoryczny nadzór na imprezami i uroczystościami objętymi Honorowym Patronatem Burmistrza Miasta i Gminy Skawina, wspomaganie uroczystości i imprez pod jego patronatem w kwestii działań marketingowych.