Rynek 1, parter - pok. 8
Wszelką korespondencję prosimy kierować na adres główny urzędu: urzad@gminaskawina.pl
STRUKTURA:
- Kierownik Wydziału: Teresa Klęk, pok. nr 8, tel.: 12 2770 129, e-mail: t.klek@gminaskawina.pl
- Zastępca Kierownika: Waldemar Czerniawski
ul. Rynek 2, pok. 1, tel.: 12 2770 092, e-mail: w.czerniawski@gminaskawina.pl - Wiktoria Sitek - inspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 119, e-mail: w.sitek@gminaskawina.pl
- Justyna Faber - inspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 109, e-mail: justyna.faber@gminaskawina.pl
- Grażyna Wilk - inspektor, pok. nr 8, tel. 12 2770 109, e-mail: g.wilk@gminaskawina.pl
- Natalia Blak - podinspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 109, e-mail: n.blak@gminaskawina.pl
- Krzysztof Kłyś - konserwator, kierowca
DZIENNIK PODAWCZY - ul. Rynek 14, pok. 1, parter - Katarzyna Czapkowicz - podinspektor, e-mail: k.czapkowicz@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 101
- Małgorzata Śliwa - samodzielny referent, e-mail: malgorzata.sliwa@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 102
PUNKT OBSŁUGI OSÓB STARSZYCH I NIEPEŁNOSPRAWNYCH - ul. Rynek 14, pok. 1, parter - Teresa Gładyś - samodzielny referent, e-mail: t.gladys@gminaskawina.pl, tel.: +48 604 770 101, 12 2770 100
INFORMATYCY - ul. Rynek 2, pok. 1, e-mail: informatyka@gminaskawina.pl
- Łukasz Pryk - pomoc administracyjna, e-mail: l.pryk@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 192
- Piotr Wróblewski - podinspektor, e-mail: p.wroblewski@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 192
- Bartłomiej Wałaszek - pracownik I stopnia - roboty publiczne, e-mail: b.walaszek@gminaskawina.pl,
tel.: 12 2770 192
ZAKRES DZIAŁANIA:
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
- Zapewnienie sprawnej i zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu.
- Prowadzenie archiwum zakładowego i współpraca w tym zakresie z Archiwum Narodowym.
- Obsługa sekretarsko-biurowa Burmistrza i jego Zastępców.
- Prowadzenie obsługi gospodarczej, transportowej i telekomunikacyjnej Urzędu.
- Zaopatrzenie Urzędu w pieczęcie, materiały biurowe, sprzęt biurowy, literaturę fachową oraz czasopisma.
- Utrzymanie we właściwym stanie budynków Urzędu w zakresie prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych oraz ochrona mienia Urzędu.
- Organizacja i koordynacja zadań z zakresu:
1) wyborów do Parlamentu UE;
2) wyborów do Sejmu i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej;
3) wyborów Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej;
4) wyborów Burmistrza, Rady, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa,
5) referendów powszechnych i lokalnych;
6) spisów ludności. - Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania środków transportu Urzędu oraz ich racjonalnego wykorzystania.
- Współpraca z sądem i organizacja pracy osób skazanych,
- Ścisła współpraca z firmą BHP w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, szkoleń, wypadków i badań profilaktycznych.
- Nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu w tym m.in.:
1) administrowanie siecią informatyczną oraz doradztwo informatyczne;
2) okresowa kontrola zapisów dostępu do sieci oraz wykonywanie kopii bezpieczeństwa zasobów sieci i kontrola ich poprawności;
3) zapewnienie nienaruszalności danych zawartych w bazach poszczególnych programów przez osoby nieuprawnione;
4) administrowanie bazami danych podlegającymi ochronie danych osobowych;
5) administrowanie platformą EPUAP;
6) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej;
7) administrowanie kontami e-mail pracowników oraz radnych Rady Miejskiej;
8) szkolenia i bieżąca pomoc użytkownikom podpisu elektronicznego w zakresie przesyłu i uwierzytelniania dokumentów;
9) administrowanie i nadzór nad sprawnością działania Gminnego Systemu Teleinformatycznego; - Prowadzenie kancelarii ogólnej w tym dziennika podawczego:
1) przyjmowanie, rejestrowanie, odbieranie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz ePUAP-u;
2) rozdział wszelkiej korespondencji kierowanej do Urzędu, organów gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy;
3) udzielanie pełnej informacji o sposobie i trybie załatwiania spraw przez poszczególne wydziały Urzędu;
4) wydawanie interesantom obowiązujących formularzy – pomoc w ich wypełnianiu, informacja o opłatach skarbowych, opłatach i podatkach lokalnych;
5) sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
6) obsługa centrali telefonicznej;
7) odbieranie i wysyłanie przesyłek pocztowych;
8) prowadzenie spraw ogłoszeń urzędowych – obsługa tablic ogłoszeniowych, przepisy gminne oraz ogłoszeń informacyjnych i sądowych;
9) obsługa systemu „Profil zaufany”. - Prowadzenie rejestrów centralnych m.in.:
1) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i interpelacji wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia według właściwości oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją;
2) organizacja i prowadzenie Centralnego rejestru umów i porozumień Gminy Skawina - Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie;
3) prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza i umieszczanie ich na stronie BIP;
4) organizacja i prowadzenie rejestru informacji publicznych. - Koordynowanie centralnej sprawozdawczości elektronicznej z GUS.
- Koordynacja działań związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy Skawina i jednostkach podległych:
1) proponowanie i opracowywanie dokumentów niezbędnych dla poprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;
2) koordynowanie procesu samooceny systemu kontroli zarządczej;
3) nadzór nad raportowaniem i sprawozdawczością z realizacji zadań i celów;
4) bieżąca analiza informacji zarządczej i wskazywanie na zagrożenia w osiągnięciu celów lub realizacji zadań;
5) inicjowanie działań korygujących i naprawczych bądź wspomagających; - Prowadzenie zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem w jednostce:
1) opracowanie dokumentacji opisującej zasady funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym w jednostce;
2) wdrożenie i monitorowanie systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
3) przedkładanie do akceptacji Sekretarzowi wszelkiej niezbędnej dokumentacji dotyczącej zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
4) przedkładanie Audytorowi Wewnętrznemu wyników zarządzania ryzykiem wewnętrznym w terminie do 15 listopada każdego roku;
5) przedkładanie wszelkich materiałów i dokumentów dotyczących zarządzania ryzykiem wewnętrznym pracownikom wskazanym przez Burmistrza;
6) udzielanie niezbędnej pomocy z zakresu identyfikacji i analizy ryzyka wewnętrznego wszystkim zainteresowanym pracownikom Urzędu. - Realizacja zadań w zakresie BHP i P.POŻ w tym m.in.:
1) prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych pracowników z zakresu BHP i P.POŻ;
2) opracowywanie planów poprawy warunków pracy w Urzędzie;
3) dbałość o dostosowanie stanowisk pracy w Urzędzie do wymogów określonych ergonomią pracy;
4) dbałość o stan urządzeń ( dopuszczenie do pracy urządzeń posiadających certyfikaty na znak bezpieczeństwa); - Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza bądź zleconych do realizacji przez Zastępców Burmistrza, Sekretarza lub Skarbnika.