Rynek 1, parter - pok. 8

STRUKTURA:

• Kierownik Wydziału: Agnieszka Zuch, pok. nr 8, tel.: 12 2770 129
• Justyna Faber - inspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 109
• Natalia Blak - podinspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 119
• Krzysztof Kłyś - konserwator, kierowca
• Stanisław Korzeniowski - konserwator, kierowca

CENTRUM OBSŁUGI MIESZKAŃCA - ul. Rynek 14, pok. 1, parter

• Kierownik Centrum Obsługi Mieszkańca: Katarzyna Czapkowicz, tel.: 12 2770 101
• Małgorzata Śliwa - samodzielny referent, tel.: 12 2770 102
• Dorota Baran - pomoc administracyjna, tel.: 12 2770 169
• Monika Krużel - inspektor, pok. nr. 3, tel.: 12 2770 185
  
  

PUNKT OBSŁUGI OSÓB STARSZYCH I NIEPEŁNOSPRAWNYCH - ul. Rynek 14, pok. 1, parter

• Teresa Gładyś - samodzielny referent, tel.: +48 604 770 101, 12 2770 100

ZAKRES  DZIAŁANIA:

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1. Zapewnienie sprawnej i zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu, w tym analiza kosztów.

2. Prowadzenie archiwum zakładowego i współpraca w tym zakresie z Archiwum Narodowym.

3. Prowadzenie obsługi gospodarczej, transportowej i telekomunikacyjnej Urzędu.

4. Zaopatrzenie Urzędu w pieczęcie, materiały biurowe, sprzęt biurowy, literaturę fachową oraz czasopisma, w tym ewidencja wyposażenia.

5. Utrzymanie we właściwym stanie pomieszczeń i budynków Urzędu, w tym w zakresie drobnych prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych oraz ochrona mienia Urzędu.

6. Organizacja i koordynacja zadań z zakresu:

1) wyborów do Parlamentu UE;

2) wyborów do Sejmu i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej;

3) wyborów Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej;

4) wyborów Burmistrza, Rady Miejskiej, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa;

5) wyborów organów wykonawczych jednostek pomocniczych Gminy jako wsparcie BRM;

6) referendów powszechnych i lokalnych;

7) spisów ludności.

7. Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania środków transportu Urzędu oraz ich racjonalnego wykorzystania.

8. Współpraca z sądem i organizacja pracy osób skazanych.

9. Prowadzenie działań związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach podległych:

1) proponowanie i opracowywanie dokumentów niezbędnych dla poprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

2) inicjowanie działań korygujących i naprawczych bądź wspomagających w porozumieniu z Audytorem Wewnętrznym.

10. Prowadzenie zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem w jednostce:

1) opracowanie dokumentacji opisującej zasady funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym w jednostce;

2) wdrożenie i monitorowanie systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym;

3) przedkładanie do akceptacji Sekretarzowi wszelkiej niezbędnej dokumentacji dotyczącej zarządzania ryzykiem wewnętrznym;

4) przedkładanie Audytorowi Wewnętrznemu wyników zarządzania ryzykiem wewnętrznym w terminie do 15 listopada każdego roku;

5) przedkładanie wszelkich materiałów i dokumentów dotyczących zarządzania ryzykiem wewnętrznym pracownikom wskazanym przez Burmistrza;

6) udzielanie niezbędnej pomocy z zakresu identyfikacji i analizy ryzyka wewnętrznego wszystkim zainteresowanym pracownikom Urzędu.

11. Realizacja zadań w zakresie BHP i PPOŻ, w tym m.in.:

1) opracowywanie planów poprawy warunków pracy w Urzędzie;

2) dbałość o dostosowanie stanowisk pracy w Urzędzie do wymogów określonych ergonomią pracy;

3) dbałość o stan urządzeń (dopuszczenie do pracy urządzeń posiadających certyfikaty na znak bezpieczeństwa).

12. Prowadzenie rejestru w przedmiocie udostępniania informacji publicznej w zakresie działalności Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie.

13. Prowadzenie rejestru w przedmiocie rozpatrywania petycji.

14. Prowadzenie rejestru umów przetwarzania danych osobowych.

15. Prowadzenie rejestrów wraz z umieszczaniem w BIP:

1) Rejestru umów i porozumień;

2) Rejestru zarządzeń Burmistrza.

16. Nadzór nad COM.

17. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza.

Do zadań Centrum Obsługi Mieszkańca należy w szczególności:

1. Prowadzenie kancelarii ogólnej, w tym dziennika podawczego:

1) przyjmowanie, rejestrowanie, odbieranie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz ePUAP-u;

2) dekretacja i rozdział korespondencji kierowanej do Urzędu, organów gminy i jednostek organizacyjnych Gminy. W przypadku spraw czysto technicznych, prostych, nie wymagających dodatkowej wiedzy i zgody Burmistrza (rachunki, faktury, deklaracje, wnioski, itp.) przekazuje się bezpośrednio do wydziałów i jednostek organizacyjnych;

3) pisma merytoryczne, noszące znamiona wniosków o wszczęcie postepowania, rozstrzygnięć, uzgodnień, odwołań od decyzji, opinii innych organów itp. przekazywane są Burmistrzowi w celu dekretacji na wydziały;

4) zmiana dekretacji wymaga zgody Burmistrza, Zastępców bądź Sekretarza;

5) udzielanie pełnej informacji o sposobie i trybie załatwiania spraw przez poszczególne wydziały Urzędu;

6) wydawanie interesantom obowiązujących formularzy – pomoc w ich wypełnianiu, informacja o opłatach skarbowych, opłatach i podatkach lokalnych;

7) sprawdzanie kompletności składanych wniosków;

8) obsługa centrali telefonicznej;

9) odbieranie i wysyłanie przesyłek pocztowych;

2. Prowadzenie spraw ogłoszeń urzędowych – obsługa tablic ogłoszeniowych.

3. Obsługa systemu „Profil zaufany”.

4. Prowadzenie Punktu Obsługi Osób Niepełnosprawnych.

5. Realizacja zadań z zakresu Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki;

1) wydawanie zaświadczeń dotyczących informacji o poszukiwanych przedsiębiorcach oraz działalności własnej przedsiębiorców figurujących w ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Burmistrza;

2) archiwizowanie wniosków CEIDG-1 w formie papierowej oraz dokumentacji z nimi związanymi przez okres 10 lat od dokonywania wpisu.

6. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem, cofaniem, wygaszaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Wykonywanie określonych czynności (zadań) związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego.

8. Prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych (prowadzenie ewidencji obiektów, niebędących obiektami hotelarskimi, w których świadczone są usługi hotelarskie).

9. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza.