Menu
Biuro Burmistrza
ul. Rynek 1, I piętro
ul. Rynek 12, I piętro
STRUKTURA:
- ul. Rynek 1, I piętro
- Jolanta Szymańska - inspektor, pok. 13, tel.: 12 2770 130
- Michał Sumera - rzecznik prasowy, inspektor, pok. 17, tel.: 12 2770 138
- ul. Rynek 12, II piętro
- Agnieszka Zuch - inspektor, tel.: 12 2770 104
- Agnieszka Zuch - inspektor, tel.: 12 2770 104
ZAKRES DZIAŁANIA:
1. Obsługa kancelaryjno-biurowa Burmistrza i jego Zastępców w tym m.in.:
- nadzorowanie obiegu dokumentów związanych z wykonywaniem zadań Burmistrzów;
- organizowanie obsługi mieszkańców zgłaszających się do Burmistrzów;
- obsługa procesu rozpatrywania wniosków wymagających stanowiska lub decyzji Burmistrza;
- protokołowanie spotkań.
2. Obsługa procesu udzielania odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych.
3. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg, w tym m.in.: prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i interpelacji wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia według właściwości oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją.
4. Udostępnianie informacji publicznej w zakresie działalności Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie.
5. Prowadzenie postępowania w przedmiocie rozpatrywania petycji.
6. Gromadzenie dokumentacji związanej z przeprowadzanymi przez podmioty zewnętrzne kontrolami.
7. Prowadzenie rejestrów wraz z umieszczaniem w BIP:
- Centralnego Rejestru Umów i Porozumień;
- Centralnego Rejestru Skarg;
- Rejestru zarządzeń Burmistrza;
- Rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej;
- Rejestru kontroli przeprowadzanych przez podmioty zewnętrzne;
- Rejestru upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza dla pracowników Urzędu.
8. W zakresie wydarzeń kulturalnych m.in.:
- koordynacja polityki kulturalnej Gminy określonej w dokumentach strategicznych;
- prowadzenie rejestru i nadzór nad samorządowymi instytucjami kultury;
- współpraca z instytucjami kultury oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań w sferze kultury;
- nadzór i koordynowanie prac przy organizowaniu wydarzeń kulturalnych, uroczystości patriotycznych, w tym koordynowanie rocznego kalendarza wydarzeń
9. Współpraca z miastami partnerskimi Gminy, w tym m.in.:
- prowadzenie polityki Gminy w zakresie współpracy międzynarodowej, w tym współpraca ze Skawińskim Stowarzyszeniem Partnerstwa Miast;
- utrzymywanie bieżącego kontaktu z miastami partnerskimi;
- prowadzenie okolicznościowej korespondencji;
- współorganizacja i udział w spotkaniach z przedstawicielami miast partnerskich.
10. Obsługa protokolarna, w tym m.in.:
- prowadzenie spraw wynikających z funkcji reprezentacyjnych Burmistrzów;
- prowadzenie spraw związanych z organizacją i przebiegiem kontaktów z instytucjami;
- asystowanie podczas spotkań i wyjazdów służbowych, przygotowywanie relacji do mediów społecznościowych;
- realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi i obowiązkami protokolarnymi;
- prowadzenie aktualnej bazy danych i informacji na temat wszystkich osobistości i instytucji, z którymi Gmina bądź jej władze współpracują lub są ważne z punktu widzenia jej interesów.
11. Prowadzenie biura prasowego, tym m.in.:
- koordynowanie polityki informacyjnej Burmistrza, w tym: prowadzenie biura prasowego, profili Burmistrza w mediach społecznościowych, redagowanie tekstów informacyjnych, promocyjnych i dedykowanych newsletterów;
- organizowanie obsługi prasowej Burmistrzów oraz Urzędu, w tym w szczególności organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych;
- współpraca z kierownikami wydziałów Urzędu, gminnymi instytucjami kultury, jednostkami organizacyjnymi oraz innymi instytucjami w zakresie przygotowywania serwisów informacyjnych dla mediów;
- merytoryczny nadzór na imprezami i uroczystościami objętymi Honorowym Patronatem Burmistrza Miasta i Gminy Skawina, wspomaganie uroczystości i imprez pod jego patronatem w kwestii działań marketingowych.